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加强机构编制档案工作服务社会民生
时间:2017-05-26              

 

机构编制档案管理工作是巩固党的执政地位和完善我国政权建设的一项基础工作。机构编制档案管理涉及党的机关、国家机关和民主党派机关、群众团体机关及事业单位,其主要职责是通过调整职能配置、理顺职责关系、合理设置机构、核定人员编制及确定领导职数,逐步建立与社会主义市场经济和民主法治建设相适应的廉洁高效、运转协调、行为规范的党政管理体制和工作机制,促进社会进步和经济发展。而加强机构编制档案管理工作,对于确保我国现代化建设事业的顺利推进,巩固党的执政地位和国家政权建设,提高党的执政水平和政府管理能力,保证国家机器的高效协调运转,实现党政机关为人民服务的根本宗旨,有着十分重要的意义。

为加强机构编制档案的保管和利用,服务社会民生。近年来,当阳市编办坚持把档案管理放在重要位置,通过五项举措注重提升机构编制档案管理水平,不断推进该市机构编制档案管理规范化、标准化、制度化。

一是注重历史沿革文件归档整理。针对纳入全市机构编制管理的机关事业单位历史沿革文件,采用了细致地分类归档整理。全面系统地汇总了各部门、各单位建制以来的历史调整文件,按照时间顺序、部门、事业单位制定目录索引,建立机构编制档案电子管理台账。尤其是对上世纪八九十年代纸质机构编制文件档案,采取拍照、电子扫描等方式予以复制保护,并上传存入专用电脑,实行纸质和电子同步归档,充分发挥档案的凭证和参考,为日常工作提供便利。

二是注重日常机构编制档案利用。通过对机构编制档案的收集、分类,按照“统一规范、长期有效”的原则,对所有档案进行统一装订和归档,实现“材料齐全、内容完整、版式统一、编号统一”,全面掌握了各部门、各单位的机构、编制、领导职数、实有人数、人员结构等数据信息,逐步完善了机构编制实名制管理人员电子信息数据库,进一步增强了机构标准管理系统的建设,确保了机构编制档案应用的便捷性、高效化,为编制部门日常管理提供了详实的第一手数据和快捷查询方式。

三是注重完善文件材料归档制度。强化学习培训,提升业务水平。积极鼓励机构编制档案管理人员及时“充电”,定期组织参加各种档案业务培训,并邀请市档案馆档案管理专业人员做业务指导。同时,不断加强档案管理人员对各项机构编制业务知识的学习,促使档案人员拓宽视野,了解档案工作的最新情况及发展动态,熟练运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作。组织档案管理人员学习了《档案法》、《归档文件整理规则》等档案管理相关的法律法规,重点强化了对归档文件整理及档案信息化技术等业务知识的培训,不断提升档案管理现代化水平。加强对机构编制部门重点工作、重要活动档案的收集管理,全面规范专业档案工作,重视有关机构编制变化的照片、影像资料等特殊载体的收集保管,确保机构编制档案应归尽归。充分利用档案管理OA系统,对机构编制部门发文进行归档整理,并搭建档案信息资源共享平台,进一步完善了档案管理制度。

四是提高档案管理标准。为解决机构编制档案收集不完整、质量标准不高等问题,我办从档案管理的源头出发,提前介入,念好“精、全、快”三字经。

首先是对档案材料求“精”。  形成的档案材料既要完整,又不能太杂,对涉及编委(办)文件、机构改革文件、党委政府对机构编制事项的审批文件、事业单位登记形成的文件、机构编制实名制管理材料、机构编制核查形成的材料等,要全部整理归档,把不在归档范围的材料尽量清除,力求简洁、明了。此外,由于种种原因,在机构编制工作中,没有形成文字资料或没有完整文字资料时,以“记事”的方式,尽最大限度进行客观地记载,并争取领导对记载的认可或审定,及时归档,起到一定的“补救”或参考作用。

其次是对归档结构求“全”。  在做好纸质载体归档管理工作的同时,对实物档案、声像档案和新介质档案制定具体的管理办法和归档流程,及时把散存的有价值、有特色的机构编制档案材料整理归档。我办先后配备了摄像机、扫描仪、照相机、移动硬盘、优盘、刻录光盘、录音笔等办公设施。归档门类的扩大,从根本上改变了传统档案管理中载体、内容相对单一,珍贵有价值档案资料匮乏等现象,确保了机构编制档案信息更加完整和规范。

再次是对归档时间求“快”。  对在归档范围内的材料一经认定立即按要求进入管理程序,迅速准确地录入机构编制档案管理软件。自形成为档案材料始,便将材料基本信息,如成文机关、日期、发文字号、文件标题、主题词等主要信息输入管理软件,同时进行临时编号,便于随时查阅和跟踪管理,防止档案材料“失踪”。

五是促进管理方式由传统向现代化转变。我办实施了以“三化”为标志的管理新技术,大力提升了信息技术在机构编制档案管理上的应用空间。

首先是档案管理实现程序化。本着简洁实用、易操作的原则,利用“宜昌市县乡村文档一体化管理系统”进行档案目录输入、输出和检索外,还可以对档案进行分类、统计、汇总和信息的简要查询,打破了传统管理的局限。

其次市档案室管理实现智能化。按照档案管理智能化的要求,我办对档案室安装配置智能控制系统,实现了对温度、湿度、消毒灭菌等设备的智能控制,提高了档案材料存放的质量。

再次是档案传阅实现网络化。我办积极提倡无纸化办公,将需要归档的文件材料扫描入电脑,利用网上办公系统(当阳市财政与编制政务公开网),供领导和各科(局)传阅,既保证了档案材料的质量,又节省了传阅时间,提高了工作效率。

机构编制档案是机构编制部门工作的原始记录,不仅为机构编制部门依法依规开展工作提供事实依据,而且为城市发展的决策提供真实、可靠的数据资料。机构编制工作中档案信息管理工作务必要围绕中心,服务大局,为本地经济社会发展提供信息参考服务。

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